Επιταχύνετε την επικοινωνία σας

Speed up your communication
Επιταχύνετε την επικοινωνία σας

A significant part of your day is taken up with communication. If you can speed up the process of communicating and also increase the effectiveness of your communication, this is a huge potential productivity boost.

ένα σημαντικό μέρος της ημέρας σας καταναλώνεται στην επικοινωνία. Εάν μπορεί να επιταχυνθεί η διαδικασία της επικοινωνίας και να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα της, αυτό θα δώσει μια τεράστια δυναμική ώθηση στην παραγωγικότητας σας!

How do you do it? -- Πως το κάνετε?

Let’s look at the main ways you communicate and what you can do to improve each of them:
Ας δούμε τους βασικούς τρόπους επικοινωνίας και τι μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε κάθε έναν απ' αυτούς.

Emails
•Write brief emails, to the point.
Γράφετε σύντομα μηνύματα και συγκεκριμένα μόνο για το θέμα υπό συζήτηση

•Email is good for brief communication that does not require a lot of back and forth and does not involve complex or emotional issues. If something involves emotions or very complex issues a phone call is probably better.

το ε-μειλ είναι καλό για μια σύντομη επικοινωνία/ανακοίνωση που δεν απαιτεί πολύ πέρα δώθε. αν η επικοινωνία αφορά πολύπλοκα ή συναισθηματικά θέματα τότε ένα τηλεφώνημα είναι ίσως η καλύτερη λύση.

•Don’t check your emails multiple times throughout the day. Stick to checking your emails two to four times each day.

ελέγχετε τα mail σας 2-4 φορές την ημέρα. μην τα ελέγχετε διαρκώς.

•Process all emails completely when you check your email and make sure you have nothing left in your inbox after processing.

επεξεργαστείτε, διεκπεραιώστε τα μηνύματα σας όλα και κλείστε το mail σας χωρίς να έχετε αφήσει καμία εκκρεμότητα στα εισερχόμενα. επιστρέψτε αργότερα και επαναλάβετε τη διαδικασία.

•Handle each email ONE TIME – the first time that you look at it. Either delete, archive, quickly reply, delegate, or for some important stuff that will take time to complete, you can put it on you to do list.

Χειριστείτε το κάθε μήνυμα 1 φορά. ΤΗΝ ΠΡΩΤΗ ΦΟΡΑ ΠΟΥ ΘΑ ΤΟ ΔΙΑΒΑΣΕΤΕ! . Είτε διαγράψτε το , είτε αποθηκεύστε το ή στείλετε μια σύντομη απάντηση, ή για σημαντικά θέματα για τα οποία χρειάζεται χρόνος για να διεκπεραιωθούν, σημειώστε το στη λίστα σας με τις σημαντικές προτεραιότητες σας.

•Don’t use your inbox as your to-do list. This is a common practice, but also an ineffective way of doing things. Also the experience of clearing your inbox every time you check your emails is a very relaxing and freeing experience.

Μην χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενα σαν τη λίστα προτεραιοτήτων σας. Αυτός είναι ένας αναποτελεσματικός τρόπος αντιμετώπισης των πραγμάτων. Επίσης η εμπειρία της εκκαθάρισης των μηνυμάτων σας κάθε φορά είναι ένα πολύ χαλαρωτικό αίσθημα απελευθέρωσης.

•You can also improve your typing speed by taking a typing course.
Μπορείτε επίσης να πάρετε μαθήματα γρήγορης πληκτρολόγησης αν θέλετε να αυξήσετε την ταχύτητα σας στη δακτυλογράφηση

Instant messenger (Skype, Yahoo, Google talk etc)
•These services can be a productivity killer because they are usually set up to interrupt you. Anyone can contact you at any time. Try to minimize your time on them, perhaps use them only in certain time blocks through the day.

Οι υπηρεσίες αυτές μπορεί να κυριολεκτικά να δολοφονήσουν την παραγωγικότητα σας, επειδή είναι συνήθως αυτά που θα σας διακόψουν. Με αυτά τα εργαλεία, οποιοσδήποτε μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας ανά πάσα στιγμή. Προσπαθήστε να ελαχιστοποιήσετε το χρόνο που ξοδεύετε σ’ αυτά, ή χρησιμοποιήστε τα μόνο συγκεκριμένες ώρες την ημέρα.

•If you’re back and forth text chat conversation goes past, say 10 items, you are getting into the unproductive zone. At this point it would have most likely been faster to handle it in a phone call.

Εάν η συνομιλία σας ξεπεράσει τις 10 ανταλλαγές μηνυμάτων, τότε έχετε μπει στην ατελέσφορη μη παραγωγική ζώνη! Σ’ αυτό το σημείο η γρηγορότερη λύση είναι το τηλέφωνο.

•Make sure that these services do not make sounds or pop up a message when new contacts are online or when they send you text messages. This is highly likely to distract you from your current task. .

Βεβαιωθείτε ότι αυτές οι εφαρμογές δεν ενεργοποιούν ήχους ή εικονίδια κάθε φορά που κάποιος συνδέεται στο δίκτυο ή όταν σας στέλνουν μηνύματα γιατί είναι πολύ πιθανό να σας αποσπάσει από την τρέχουσα εργασία σας.

Phone calls - Τηλεφωνικές κλήσεις
Phone calls can be inefficient for a couple of reasons. Firstly, you often have a back and forth when you can’t catch someone at the right time and get their voicemail. They may then call you back and get your voicemail. Secondly, it’s hard to do really quick phone calls. Usually you will end up chatting for a longer period of time than it would have taken to read an email on the topic.

Οι τηλεφωνικές κλήσεις μπορεί να είναι ανεπαρκείς για 2 λόγους. Πρώτον μπορεί να μη βρείτε αμέσως το άτομο με το οποίο θέλετε να επικοινωνήσετε και μετά κι εκείνο να βρεθεί στη θέση πχ να σας αφήσει μήνυμα στον τηλεφωνητή σας. Δεύτερον είναι δύσκολο να κάνουμε πραγματικά σύντομα τηλεφωνήματα . Συχνά θα καταλήξετε να συζητάτε για περισσότερο χρόνο απ’ ότι θα σας έπαιρνε να διαβάσετε το σχετικό mail.

However, there is some stuff that should always be handled via a phone call or an in-person meeting for example complex issues that require a lot of back and forth conversation and emotional hot button issues (misunderstandings can occur easily over email and tempers can flair).

Ωστόσο, υπάρχουν κάποια πράγματα που πρέπει πάντα να αντιμετωπίζονται με ένα τηλεφώνημα ή με μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, για παράδειγμα πολύπλοκα ζητήματα που απαιτούν συζήτηση , ανταλλαγή απόψεων ή καυτά συναισθηματικά θέματα (οι παρανοήσεις που μπορεί να προκύψουν εύκολα με την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να κάνει τους συμμετέχοντες να χάσουν την ψυχραιμία τους)

Here are some more tips for the telephone:
Ορίστε μερικές συμβουλές για τις τηλεφωνικές συνομιλίες

•You don’t always have to answer the phone! Depending on the type of work you do, you can leave your phone to go to voice mail at times when you are focused on other productive activities.

Δε χρειάζεται να απαντάτε πάντα το τηλέφωνο! Ανάλογα με το είδος της εργασίας που κάνετε μπορείτε να αφήσετε να σας αφήσουν ένα μήνυμα στον τηλεφωνητή σας , ειδικότερα τις ώρες που είστε επικεντρωμένοι σε παραγωγικές δραστηριότητες.

•It’s very helpful if you start a call with the objective of the call: “The objective of this call is to …” This keeps you and the other party focused throughout the call.

Θα σας βοηθούσε πολύ να ξεκινήσετε μια τηλεφωνική συνομιλία ως εξής: ‘ ο στόχος της παρούσας κλήσης είναι να …..’ αυτό σας κρατά κι εσάς και το άλλο μέρος επικεντρωμένους καθ’ όλη τη διάρκεια της τηλεφωνικής συνομιλίας.

•You can also start a call by saying, “I only have five minutes, so I will have to go in a sec”. This is especially if you are answering a call from them. This gives you the ability to leave the conversation if you feel it is not productive, but you can always extend the conversation past five minutes if you feel it is a productive call.

Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε μια συνομιλία λέγοντας: ‘ έχω μόνο 5 λεπτά , γι’αυτό θα πρέπει να κλείσω πολύ γρήγορα το τηλέφωνο.’ Αυτό μπορεί να ισχύσει ιδιαίτερα όταν απαντάτε σε κλήση. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να εγκαταλείψετε τη συνομιλία αν δεν είναι παραγωγική αλλά μπορείτε πάντα να την επεκτείνετε αν έχετε την αίσθηση ότι είναι μια παραγωγική κλήση.

Meetings - Συνεδριάσεις
Handling meetings is a huge topic by itself, and you can look at this article on More effective meetings, to delve into it further.

Το να χειρίζεται κανείς συνεδριάσεις είναι από μόνο του ένα τεράστιο θέμα, το να πετυχαίνει αποτελεσματικές συνεδριάσεις είναι κάτι που χρειάζεται περαιτέρω ψάξιμο.

Meetings are a really effective way to communicate when you have a team that has lots of back and forth communication – five minutes here and there through the whole week. It can be more effective to hold a weekly meeting to cover these issues than to constantly interrupt the rest of the team throughout the week. These interruptions can be a big time waster in an organization and if done right, a meeting to replace a lot of these five minute interactions throughout the week is a very effective way of doing things. To handle this effectively all parties should make a list through the week of the things that they want to cover with the other person(s) in the meeting. Then in the meeting keep outcome focused: What is our objective? What’s the next action step? and Who is responsible?

Οι συναντήσεις είναι πραγματικά ένας γρήγορος και αποτελεσματικός τρόπος για την επικοινωνία των μελών μιας ομάδας. Οι συνεχείς διακοπές για διευκρινήσεις- ερωτήσεις -ενημερώσεις , μέσα στη διάρκεια της εβδομάδας μπορεί να είναι μεγάλη σπατάλη χρόνου σε μια εταιρεία, αλλά αν γίνει μια σωστή συνάντηση που να αντικαταστήσει όλες τις 5λεπτες αλληλεπιδράσεις μεταξύ των μελών της ομάδας, γίνεται ένας αποτελεσματικός τρόπος αντιμετώπισης των πραγμάτων. Για να χειριστείτε αποτελεσματικά όλα τα μέλη της ομάδας, αναθέστε τους να κάνουν μια λίστα με τα θέματα που έχουν συλλέξει μέσα σε μια εβδομάδα. Στη συνέχεια στη συνεδρίαση θα παραμείνετε συγκεντρωμένος στο αποτέλεσμα που θέλετε να επικεντρωθούν όλοι. Ποιος είναι ο στόχος μας; Ποιο είναι το επόμενο βήμα-δράση; και Ποιος είναι υπεύθυνος ;

Don’t make yourself too available – Μην είστε πολύ διαθέσιμος

Finally, if you want to be more effective, look at what CEOs of fortune 500 companies do. Don’t always be available! Have some walls between yourself and the outside world. If it’s appropriate for your job, have someone answer your phone calls and “screen” people who want to get some of your time. Or if that’s not possible you will need to do the screening yourself. You can schedule specific times throughout the day where you are available and other time blocks where you cannot be distracted.

Τέλος, αν θέλετε να είστε πιο αποτελεσματικοί, ΜΗΝ ΕΙΣΤΕ ΠΑΝΤΑ ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΙ! Διατηρείστε κάποια τείχη ανάμεσα σε σας και στον έξω κόσμο . Αν είναι δυνατό, τοποθετήστε κάποιον να απαντά σε κλήσεις και να φιλτράρει ανθρώπους που ζητούν λίγο από το χρόνο σας. Αν αυτό δεν είναι δυνατό θα πρέπει να κάνετε το φιλτράρισμα μόνοι σας. Μπορείτε να προγραμματίσετε συγκεκριμένες ώρες την ημέρα, όπου μπορείτε να δέχεστε κόσμο και άλλες ώρες όπου δε θα μπορεί να σας απασχολήσει κανείς.